Privacy beleid
1. Contactgegevens
Symfonieorkest Helmond-Venray (hierna SOHV) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Secretariaat:
mw. N. van Esch-van Niekerk, Johan Frisostraat 27, 5491 HW, Sint- Oedenrode.
Functionaris Gegevensbescherming van SOHV is Nicoline van Esch, secretaris van SOHV, en zij is te bereiken via info@sohv.nl.
2. Algemeen beleid persoonsgegevens SOHV
SOHV hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy-verklaring geven wij heldere informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. SOHV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- het verwerken van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als SOHV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens bovenaan dit document.
3. Reden voor het vastleggen van persoonsinformatie
SOHV kan om meerdere redenen persoonsgegevens bijhouden:
1. Ledenadministratie/ledenbestand
2. Interne communicatie met leden algemeen
3. Raadpleging ledenbestand op afgeschermde ledenpagina website SOHV
4. Financiële ledenadministratie i.v.m. contributie en subsidie-aanvragen
5. Communicatie met en vergoedingen voor dirigent, optredende (solo) musici en muziekcoaches
6. Werving van, communicatie met en vergoedingen voor orkestassistentie (invalmuzikanten) en werving van en communicatie met deelnemers jeugdprojecten
7. Verzending nieuwsbrief
8. Beantwoorden van reacties ingekomen via info@sohv.nl
9. Promotionele doeleinden
4. Vastgelegde gegevens
SOHV verwerkt uw persoonsgegevens doordat u deze zelf aan ons verstrekt en omdat u toestemming heeft gegeven aan SOHV om die te gebruiken. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
1.Ledenadministratie/ledenbestand
Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
Adres
Postcode/Woonplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
2. Financiële ledenadministratie
Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
Adres
Postcode/woonplaats
Telefoonnummer
E-mailadres
Geboortedatum
3. Dirigent
• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
• Adres
• Postcode/woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Bankrekeningnummer
• BTW-nummer
4. Optredende solomusici
• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
• Adres
• Postcode/woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• BTW-nummer
5. Muziekcoaches
• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
• Adres
• Postcode/woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Evt. Bankrekeningnummer
• Evt. BTW-nummer
6. Database orkestassistentie
• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
• Woonplaats
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Evt. Bankrekeningnummer
• Evt. BTW-nummer
7. Deelnemers Jeugdprojecten/Play In
• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
• E-mailadres
• telefoonnummer
8. Inschrijvingen voor de nieuwsbrief
De nieuwsbrieven worden verzonden met Mailchimp. Als u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, wordt uw e-mailadres opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen Mailchimp.
• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
• E-mailadres
9. Beantwoorden van reacties via e-mailadres: info@sohv.nl
(wij hosten onze website en ons e-mailadres bij Strato)
• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
• E-mailadres
10. Promotionele doeleinden
• Foto’s en films van orkestleden, dirigent, solomusici, assistentie en deelnemers jeugdproject.
Deze kunnen worden gebruikt voor: gedrukte of digitale posters/flyers, de website/Facebook van SOHV en overige Social Media, gedrukte programmaboekjes van onze concerten of concerten waaraan SOHV meewerkt, SOHV-folders (bv. t.b.v. ledenwerving) en (digitale) persberichten voor (gedrukte of online) media en overige (agenda)websites.
• Sfeerfoto’s en sfeerfilms
Wij maken bij concerten en andere evenementen die SOHV organiseert sfeerfoto’s en/of -films en geven dit in de zaal aan d.m.v. een bordje. Op dit bordje staat waarvoor wij ze gebruiken (zelfde doelen als hierboven genoemd achter eerste bolletje) en bij wie bezoekers kunnen aangeven als zij niet gefotografeerd of gefilmd wensen te worden.
5. Bewaartermijn gegevens
SOHV bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld, zie onder 3. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën van persoonsgegevens:
• Leden (ledenadministratie, financiële administratie): maximaal twee jaar na wederopzegging
• Dirigent, optredende (solo)musici en muziekcoaches: niet langer dan wettelijk verplicht voor verantwoording (7 jaar)
• Orkestassistenten: tot wederopzegging door orkestassistent
• Deelnemers jeugdprojecten: tot wederopzegging door deelnemer jeugdproject
• Ontvangers nieuwsbrief: tot wederopzegging; U kunt zich namelijk uitschrijven wanneer u maar wilt via de link onderaan de nieuwsbrieven of door een mail te sturen naar info@sohv.nl.
• Contactgegevens: tot de afhandeling van het contact
• Promotie (foto’s/films): tot verzoek van persoon/personen op foto/film om die foto of film niet meer te bewaren
6. Geautomatiseerde besluitvorming
SOHV neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of systemen, zonder dat daar een mens (medewerker SOHV) tussen zit.
7. Beveiliging van uw persoonsgegevens
SOHV neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. In geval van een datalek zullen wij u hierover informeren.
Alle personen die namens SOHV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
Onze (bestuurs)leden en dirigent zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Alleen d.m.v. een wachtwoord kan het ledenbestand op de ledenpagina van de website van SOHV worden geraadpleegd. Daarnaast bezit onze website het groene slotje, de toevoeging https:// en heeft onze website een SSL-beveiligingscertificaat. Dit betekent dat uw verbinding met de website van SOHV privé en veilig is en gegevens versleuteld worden verzonden. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via: info@sohv.nl
8. Delen van persoonsgegevens met derden
SOHV verstrekt geen persoonsgegevens aan derden zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de eigenaar. De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor onze nieuws-brieven (Mailchimp). Zie het privacybeleid van Mailchimp: https://mailchimp.com/legal/privacy/
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
9. Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
10. Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
11. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
SOHV gebruikt uitsluitend functionele cookies (t.b.v. inloggen op ledenpagina website), en niet voor marketing of andere doeleinden.
12. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.
Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door SOHV en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of naar een ander, een door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@sohv.nl.\
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (Machine Readable Zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, het streven is om dit binnen vier weken te doen, op uw verzoek. SOHV wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons